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Fünf gute Gründe für kleine und mittlere Unternehmen sich an öffentlichen Ausschreibungen zu beteiligen

18. Juli 2018

Mitarbeiter freut sich



Viele Mythen ranken sich ums Thema „Öffentliche Ausschreibungen“. Und wie so oft steckt in Ihnen das ein oder andere Mal ein Körnchen Wahrheit, manchmal aber eben auch nicht. Aber sollte man seine Geschäftsentscheidungen tatsächlich aufgrund von Hörensagen treffen?

Wir möchten Ihnen anhand der Aufklärung von einigen Mythen Fakten liefern, die Ihnen dabei helfen zu entscheiden, ob die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen für Ihr Unternehmen und Ihre Branche einen Mehrwert bieten kann: 
 

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel


Mythos 1: Ausschreibungen sind nur etwas für große Unternehmen

Stimmt das wirklich? Eine von der GHK durchgeführte "Evaluierung des Zugangs von KMU zu öffentlichen Beschaffungsmärkten in der EU" ergab, dass 61 % der Ausschreibungen von KMU gewonnen wurden. 18 % dabei sogar von Klein-Unternehmen, d.h. Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern und weniger als 2 Millionen Umsatz. Zudem ergab eine Umfrage von PricewaterhouseCoopers (PwC), dass 73 % der Verträge unterhalb der EU-Schwellenwerte an KMU vergeben werden. 

Hervorzuheben ist, dass beide Umfragen durchgeführt wurden, bevor die Vergaberichtlinien darauf ausgerichtet worden sind, nun KMU besonders zu fördern. Neben einem deutlichen Bürokratieabbau sind jetzt „Mittelständische Interessen (sind) bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben“ (§97 Abs. 4 GWB 2016).

Heute, also nach den jüngsten Reformen, können Sie davon ausgehen, dass über ¾ der Ausschreibungen an KMU vergeben werden.
Auch wir können bestätigen, dass immer mehr kleinere Unternehmen erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen: Mehr als 80 % unserer Kunden sind inzwischen kleine und mittelständische Unternehmen. 

 Mythos 2: Es geht nur um den Preis 
 

Geldmünzen freut sich

So war es früher oft – und das war in vielen Fällen tatsächlich ein Problem, insbesondere für Klein- und mittelständische Unternehmen. Ein viel besseres Produkt oder eine bessere Leistung zu einem etwas höheren Preis hatte damit oft keine Chance den Zuschlag zu erhalten. 


Mit der jüngsten Reform der Vergaberichtlinien (April 2016) haben sich die Dinge jedoch grundlegend geändert: Nun heißt es für den öffentlichen Auftraggeber ganz klar, dass er den Zuschlag auf das „wirtschaftlichste Angebot“ erteilen soll: 
 

„Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Neben dem Preis oder den Kosten können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden […]“ (§58 Abs. 2 VGV 2016)

Somit ist der Preis nicht mehr das einzige Zuschlagskriterium. Und vor allem bei qualitativen, umweltbezogenen oder sozialen Zuschlagskriterien können insbesondere KMU oft punkten.

Mythos 3: Der Gewinner steht schon vor der Veröffentlichung fest
 
Das mutet oft so an, aber wir denken ja auch immer, uns an die langsamste Kasse im Supermarkt angestellt zu haben.

Vielleicht denken wir doch einfach mal an unsere eigenen Entscheidungen, wenn wir etwas einkaufen, also „beschaffen“ wollen: Es gibt manchmal durchaus Fälle, in denen es uns schwerfällt konkret zu beschreiben, was wir kaufen möchten, in welchem Umfang, in der Stückzahl und dergleichen. Vertrauen, gute Erfahrungen in der Vergangenheit, auch Sympathien spielen dann zum Teil eine große Rolle. Im privatwirtschaftlichen Bereich können wir entscheiden, dass wir 2 % mehr zahlen, für das Gefühl der Sicherheit – eine öffentliche Vergabestelle darf das nicht. 

Manchmal ist es einfach effizienter Drucker von einem Unternehmen zu kaufen, bei dem wir bereits 20 Druckerpatronen gekauft oder dessen Treiber wir installiert haben. Oder unser Wissen über die aktuelle Marktsituation ist unvollständig und so ignorieren wir völlig unbeabsichtigt die neuesten Produktverbesserungen. 

All diese Fälle können auch öffentlichen Auftraggebern, aber auch privaten Unternehmen passieren. Manchmal kann es sogar von Vorteil sein, wenn Sie anhand der Leistungsbeschreibung erkennen, dass ein bestimmter Wettbewerber bevorzugt wird: Sie sparen Zeit bei der Angebotserstellung und können sich rechtliche Schritte überlegen. In einem privaten gewerblichen Verkauf haben Sie diese Einblicke nicht.  

Mythos 4: Die öffentliche Hand zahlt sehr spät 

Immer wieder hört und liest man von der angeblich schlechten Zahlungsmoral der öffentlichen Hand. Um dem einmal genauer auf den Grund zu gehen, haben wir uns aktuellere Statistiken angesehen und festgestellt, dass sich die Zahlungsmoral der öffentlichen Hand in Deutschland über die Jahre hinweg stetig verbessert hat. 

So ergab eine Trendstudie unter Handwerksbetrieben zur Entwicklung der Zahlungsfristen der öffentlichen Hand, dass der Anteil der Betriebe, die bei der Befragung angaben, dass die öffentliche Hand innerhalb von 30 Tagen der Zahlungsaufforderung nachkommt, um 7,5 Prozentpunkte gestiegen ist (2013 73,6 %; 2017 81,1 %).  
Die Steigerung um 7,5 Prozentpunkten ist natürlich auch auf die seit Ende Juli 2014 in Kraft getretene EU-Zahlungsverzugsrichtlinie zurückzuführen. Diese besagt, dass ein öffentlicher Auftraggeber eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nur dann überschreiten darf, wenn dies sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart worden ist. Die Zahlungsfrist darf aber 60 Tage keinesfalls überschreiten und ist im Anschluss an die Frist sofort fällig, ohne dass der Gläubiger tätig werden muss. Auch die Zeitdauer von Abnahme- und Überprüfungsverfahren ist hier jetzt genaustens geregelt. 

Aber was noch wichtiger ist: Die öffentliche Hand zahlt! Im Gegensatz zu privaten Unternehmen wird eine Stadt oder ein Ministerium oder das ganze Land nicht bankrottgehen. So bekommen Sie Ihr Geld vielleicht einmal ein paar Tage später, was in der Regel aber besser ist, als das Risiko gar nicht bezahlt zu werden.

Mythos 5: Es ist viel zu viel Bürokratie
 

Mitarbeiter freut sich

Für die erste Ausschreibung, an der Sie jemals teilnehmen: Vielleicht! Hier müssen Sie wichtige Dokumente wie Jahresabschlüsse, Referenzen usw. vorweisen. Auf der anderen Seite werden Sie durch die jüngsten Änderungen des Vergaberechts auch hier nun stark entlastet. Das Stichwort lautet "Selbstdeklaration": 

Bei vielen Dokumenten können Sie nun einfach angeben, dass Ihr Unternehmen die geforderten Eignungsnachweise erfüllt. Erst wenn Sie die Ausschreibung gewinnen, müssen Sie die Originalunterlagen nachreichen. Aber mal ganz ehrlich: Wenn Sie den Auftrag bekommen, ist das doch in Ordnung, oder?

Eine interessante Möglichkeit den Aufwand zu reduzieren, ist es Ihr Unternehmen präqualifizieren zu lassen. Damit wird die Eignung für öffentliche Aufträge durch eine auftragsunabhängige Prüfung und Zertifizierung nachgewiesen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand, Einzelnachweise zum Nachweis der Eignung müssen nun nicht mehr erbracht werden. Auch die Möglichkeit aufgrund eines formalen Fehlers von der Ausschreibung ausgeschlossen zu werden, minimiert sich.

   

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